Accounting Advice for Your Start-Up

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A start-up business can be overwhelming. As a new business owner, you might be asking yourself “What do I need to keep track of?” and even more fundamentally, “Where do I start?”.

Below are some tips on key financial statement line items to help you start answering these questions. Cash is considered the hardest item to maintain and manage during the founding years of a start-up; therefore, the tips below center around cash flow.

1.       Revenue:

(i) What is Revenue?

Revenue is the total amount of money brought in by a company over a certain period.  An organization may be concerned with the timeliness of collection from customers and improving this collection period.

(ii) Notes to Ensure Success
  • Ensure that your invoice clearly states your collection terms.
  • Once collection exceeds terms listed above, someone should be reaching out to the customer to ensure they are made aware of a late payment.
  • Communication with the customer should include asking for a period in which we can expect to receive the funds in question and ask to provide insight for future sales.
  • Ensure that all customer orders are calculated as a percentage of monthly sales and year-to-date sales to identify returning and large volume customers.
(iii) Opportunities in Your Business to Improve
  • While following up with customers can seem intimidating at first, consider it an opportunity to check in with your customers and foster relationships. Following up and speaking directly on behalf of your start-up humanizes your business. These relationships may lead, not only, to increased sales but also decrease odds of receiving a delinquent payment.  
  • Additionally, the customer calculations should be leveraged to ensure you know which customers make up most of your business. This will help you prioritize orders from returning customers and will also help you narrow your target market and find your niche.  

2. Expenses:

(iv) What are Expenses?

Expenses are any cost incurred to obtain something.

(v) Notes to Ensure Success
  • Any invoices should be directed to a central inbox, which should be monitored at a minimum, weekly.
  • Generate an accounts payable aging schedule to ensure you are maintaining sufficient cash flow to cover upcoming expenses.
  • Ensure you are conscious of wire and banking fees.
  • Ensure that all customer orders are calculated as a percentage of monthly sales and year-to-date sales to identify consistent and large volume vendors.
  • While processing AP you should be looking for ways to move your expenses from the income statement to the balance sheet.
(vi) Opportunities in Your Business to Improve
  • An accounts payable aging schedule will allow you to schedule payments based on the date they are due. This way we can ensure that the most amount of cash will be sitting in the bank account for the longest period.
  • An exception to the above would be if the vendor offers an early payment discount. Take advantage of all discounts offered to save money. This is a priority over keeping funds in your bank account.
  • When tracking your vendors, ensure you are asking the vendor for discounts or negotiating payment terms.
  • Otherwise, if no discounts or negotiating terms are available it might be advantageous to shop around for other vendors who can provide the same service at a lower cost.

Identifying expenses that are prepaid, or capital in nature will be summarized below. This is an important step as it will move the expense from your income statement to the balance sheet for the time being. Further, this allows you to incur the expense over a period of time, instead of incurring the full expense within the month received.

3. Assets & Liabilities:

(vii) What are Assets and Liabilities?

Assets are anything that has current or future economic benefit. A liability is an obligation, typically to pay, within an accounting period. The following types of assets and liabilities will be discussed as they relate to the accounts payable process.

Prepaid assets – An expense incurred that relates to future services provided or services provided over a future period.

Capital Assets (Tangible or Intangible) – An asset that intends to generate revenue or assist in generating revenue with a useful life of greater than a year.

Accruals – A liability for an expense that is for services provided in the current period but will be invoiced in the future.

(viii) Notes to Ensure Success
  • When processing accounts payable ensure that you are looking for any expenses that meet the definitions provided above.
  • An accrual will likely be the toughest one to identify through accounts payable. These typically derive from contracts for upcoming projects or could be seen within accounts payable if you are provided a payment schedule within an invoice. Accruals are estimates and do not need to be exact.
(ix) Opportunities in Your Business to Improve

Identifying the above will improve your financial statement performance. All of these items will allow you to recognize the expense over a period of time instead of having the expense incurred on the income statement within one period. This also provides a more accurate financial position of your organization.

4. Financial Analysis:

(x) What is a Financial Analysis?

The process of evaluating financial results to determine performance.

(xi) Notes to Ensure Success

Financial statements should be produced monthly to ensure timely analysis of financial results. Delivery of financial statements should be within 15 days of month-end.

(xii) Opportunities in Your Business to Improve
  • Financial statement analysis will be dependent on the industry you operate within. Research industry specific standards and ratios to ensure that your organization is hitting benchmarks applicable to the industry you are operating within.
  • Generally, a few to calculate are: cash burn rate – the amount of cash spend within a given month and cash runaway – the amount of months until you run out of cash.

The above tips will help you identify key areas within your financial statements to watch out for. These concepts although simple in definition can be tough to implement as a key stakeholder of your organization. Time is typically a factor. For you, the best advice may be to hire an accountant to ensure that all the above are being met and to additionally ensure that the financial reports provided are complete and accurate.

This may look different for every organization and could vary from a part-time accountant to a full-time Chartered Professional Accountant. At bare minimum, a tax accountant should be retained to file corporate taxes. This is a complex area, and the tax accountant will provide some assurance that the numbers you are reporting are accurate.

Overall, accurate and timely financial reporting is vital to your organization as you will be making key decisions based on these metrics. If the underlying values are incorrect, you could be making the wrong decision for your business. Moreover, this will assist in the future of your business. Investors, or lending agencies will require financial statements.


The views and opinions expressed in this article are those of the author and do not necessarily reflect the views or opinions of Olympia Trust Company, Olympia Financial Group Inc., or any of its affiliates. The author’s views and opinions are based upon information they consider reliable, but neither Olympia Trust Company, Olympia Financial Group Inc. nor any of its affiliates, warrant its completeness or accuracy, and it should not be relied upon as such.

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Conseil Comptable pour Votre « Start-Up »

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Une entreprise en phase de démarrage peut être accablante. En tant que nouveau propriétaire d’entreprise, vous vous demandez peut-être « Quel suivi dois-je faire ? » et, plus fondamentalement encore, « Par où commencer ? ».

Voici quelques conseils sur les principaux postes des états financiers pour vous aider à répondre à ces questions. La trésorerie est considérée comme l’élément le plus difficile à maintenir et à gérer au cours des premières années d’une entreprise en démarrage. Par conséquent, les conseils ci-dessous se concentrent sur les flux de trésorerie.

1. Revenus :

(i) Qu’est-ce que le revenu ?

Le revenu est le montant total des recettes d’une entreprise au cours d’une période donnée. Une organisation peut se préoccuper de la rapidité du recouvrement auprès des clients et de l’amélioration de cette période de recouvrement.

(ii) Notes pour garantir la réussite
  • Veillez à ce que votre facture mentionne clairement vos conditions de recouvrement.
  • Lorsque le recouvrement dépasse les conditions énumérées ci-dessus, quelqu’un doit contacter le client pour s’assurer qu’il est informé du retard de paiement.
  • La communication avec le client doit inclure la demande d’une période au cours de laquelle nous pouvons espérer recevoir les fonds en question et la demande de fournir des informations pour les ventes futures.
  • Veiller à ce que toutes les commandes des clients soient calculées en pourcentage des ventes mensuelles et des ventes cumulées depuis le début de l’année afin d’identifier les clients fidèles et ceux qui ont un volume important.
(iii) Possibilités d’amélioration dans votre entreprise
  • Si le suivi des clients peut sembler intimidant au premier abord, considérez-le comme une occasion de prendre des nouvelles de vos clients et d’entretenir des relations. Le fait d’assurer un suivi et de parler directement au nom de votre « start-up » humanise votre entreprise. Ces relations peuvent conduire non seulement à une augmentation des ventes, mais aussi à une diminution des risques de recevoir un paiement en souffrance.  
  • En outre, il convient d’exploiter les calculs relatifs aux clients pour s’assurer que vous savez quels sont les clients qui représentent la majeure partie de votre activité. Cela vous aidera à prioriser les commandes des clients fidèles et vous aidera également à affiner votre marché cible et à trouver votre niche.  

2. Dépenses :

(iv) Que sont les dépenses ?

Les dépenses sont tous les coûts engagés pour obtenir quelque chose.

(v) Notes pour garantir la réussite
  • Toutes les factures doivent être dirigées vers une boîte de réception centrale, qui doit être contrôlée au moins une fois par semaine.
  • Établissez un classement chronologique des comptes fournisseurs afin de vous assurer que vous disposez d’une trésorerie suffisante pour couvrir les dépenses à venir.
  • Assurez-vous d’être au courant des frais de virement et des frais bancaires.
  • Veiller à ce que toutes les commandes des clients soient calculées en pourcentage des ventes mensuelles et des ventes cumulées depuis le début de l’année afin d’identifier les vendeurs réguliers et à gros volume.
  • Lors du traitement des comptes de résultat, vous devez chercher des moyens de transférer vos dépenses du compte de résultat au bilan.
(vi) Possibilités d’amélioration dans votre entreprise
  • Un tableau chronologique des comptes fournisseurs vous permet d’échelonner les paiements en fonction de la date à laquelle ils sont dus. De cette façon, nous pouvons nous assurer que la plus grande partie de l’argent restera dans le compte bancaire pendant la plus longue période.
  • Une exception à cette règle serait que le vendeur offre une remise pour paiement anticipé. Profitez de toutes les réductions offertes pour économiser de l’argent. C’est une priorité sur la conservation des fonds dans votre compte bancaire.
  • Lors des suivis auprès de vos fournisseurs, assurez-vous de leur demander des remises ou de négocier des conditions de paiement.
  • Dans le cas contraire, si aucune réduction ou condition de négociation n’est disponible, il peut être avantageux de rechercher d’autres vendeurs qui peuvent fournir le même service à un coût inférieur.

L’identification des dépenses payées d’avance ou des dépenses en capital est résumée ci-dessous. Il s’agit d’une étape importante, car elle permet de transférer la dépense du compte de résultat au bilan pour le moment. En outre, cela vous permet d’étaler la dépense sur une certaine période, au lieu de l’engager en totalité au cours du mois où vous l’avez reçue.

3. Actif et passif :

(vii) Que sont les actifs et les passifs ?

Un actif est tout ce qui présente un avantage économique actuel ou futur. Un passif est une obligation, généralement de paiement, au cours d’une période comptable. Les types d’actifs et de passifs suivants seront examinés dans le cadre du processus des comptes fournisseurs.

Actifs prépayés — Dépenses encourues qui se rapportent à des services futurs ou à des services fournis au cours d’une période future.

Immobilisations (corporelles ou incorporelles) — Actif destiné à générer des revenus ou à aider à générer des revenus et dont la durée de vie utile est supérieure à un an.

Charges à payer — Passif correspondant à une dépense pour des services fournis pendant la période en cours, mais qui seront facturés à l’avenir.

(viii) Notes pour garantir la réussite

  • Lorsque vous traitez les comptes fournisseurs, assurez-vous de rechercher toute dépense qui répond aux définitions ci-dessus.
  • Les charges à payer sont probablement les plus difficiles à identifier dans les comptes fournisseurs. Elles découlent généralement de contrats relatifs à des projets à venir ou peuvent être identifiées dans les comptes fournisseurs si un échéancier de paiement vous est fourni dans une facture. Les charges à payer sont des estimations et ne doivent pas nécessairement être exactes.
(ix) Possibilités d’amélioration dans votre entreprise

L’identification des éléments ci-dessus améliorera le rendement de vos états financiers. Tous ces éléments vous permettront de comptabiliser les dépenses sur une période donnée au lieu de les faire apparaître dans le compte de résultat au cours d’une seule période. Vous obtiendrez ainsi une situation financière plus précise de votre organisation.

4. Analyse financière :

(x) Qu’est-ce qu’une analyse financière ?

Le processus d’évaluation des résultats financiers pour déterminer le rendement.

(xi) Notes pour garantir la réussite

Les états financiers devraient être produits mensuellement afin d’assurer une analyse opportune des résultats financiers. Les états financiers doivent être remis dans les 15 jours suivant la fin du mois.

(xii) Possibilités d’amélioration dans votre entreprise
  • L’analyse des états financiers dépendra du secteur dans lequel vous exercez vos activités. Faites des recherches sur les normes et les ratios spécifiques à votre secteur d’activité pour vous assurer que votre organisation respecte les critères de référence applicables à votre secteur d’activité.
  • En règle générale, voici quelques exemples à calculer,taux d’utilisation des liquidités — montant des dépenses en liquidités au cours d’un mois donné et manque de liquidités — nombre de mois jusqu’à ce que vous soyez à court de liquidités.

Les conseils ci-dessus vous aideront à identifier les éléments clés de vos états financiers à surveiller. Ces concepts, bien que simples dans leur définition, peuvent être difficiles à mettre en œuvre en tant qu’acteur clé de votre organisation. Le temps est généralement un facteur déterminant. Pour vous, le meilleur conseil peut être d’embaucher un qui veillera à ce que tous les points ci-dessus soient respectés et à ce que les rapports financiers fournis soient complets et exacts.

Cela peut être différent pour chaque organisation et peut aller d’un comptable à temps partiel à un comptable professionnel agréé à temps plein. Au minimum, il convient de faire appel à un comptable fiscaliste pour produire la déclaration d’impôt de la société. Il s’agit d’un domaine complexe et le comptable fiscaliste vous donnera l’assurance que les chiffres que vous déclarez sont exacts.

Dans l’ensemble, des rapports financiers précis et opportuns sont essentiels pour votre organisation, car vous prendrez des décisions clés sur la base de ces paramètres. Si les valeurs sous-jacentes sont incorrectes, vous risquez de prendre la mauvaise décision pour votre entreprise. En outre, cela vous aidera à assurer l’avenir de votre entreprise. Les investisseurs ou les organismes de crédit exigeront les états financiers.


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